7 consejos para dueños de empresas interesados en la Facturación Electrónica

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En tiempos tan veloces como los actuales, en los que la tecnología avanza sin parar, es necesario preguntarse cada tanto si acaso estamos yendo en la dirección correcta con nuestros negocios.

Y no, no necesariamente quiere decir que, si estamos vendiendo o no, sino si realmente estamos mirando con ojos de futuro o si nos estamos quedando relegados.

Una de las formas más puntuales de hacerlo es analizando si nuestro negocio se está digitalizando o si seguimos utilizando métodos tradicionales.

Es allí donde entra la Facturación Electrónica, una alternativa que cada vez más empresas y emprendedores están adaptando a sus operaciones diarias.

Latinoamérica es una de las regiones que con más celeridad ha avanzado en su implementación, lo cual ha hecho que no solo la demanda, sino la oferta de este servicio se haya disparado.

Es por ello por lo que, en la actualidad, existen miles de softwares disponibles en el mercado, lo que hace que surja una pregunta importante para los dueños de las empresas: “¿Qué tipo de proveedor es el adecuado para ofrecerme esta solución?”

Pensando en eso hemos preparado algunos tips que seguramente te servirán a la hora de decidirte por uno u otro proveedor de este servicio.

Elige un software que se adapte a tu negocio

Este paso es crucial, ya que existen diversas opciones en el mercado, cada una con sus propias características y capacidades.

Busca funciones como la capacidad de personalizar facturas, gestionar inventarios, realizar seguimientos de pagos, enviar recordatorios de cobro y todo aquello que potencie tu giro del negocio.

Es decir, que dicho software no te cambie las reglas del juego, sino que se amolde a tu día a día.

Familiarízate con el nuevo flujo de facturación propuesto con el proveedor

Si bien es cierto decíamos que no se deben cambiar las reglas del juego, el proceso sí que va a mejorarse.

Asigna responsabilidades precisas a cada miembro del equipo involucrado en el proceso –probablemente de tus áreas de facturación, contabilidad o finanzas-, puesto que los mismos tienen que interactuar con los implementadores del software.

Un flujo de trabajo bien estructurado es esencial para optimizar el proceso de Facturación Electrónica y aprovechar al máximo las capacidades del software elegido.

Cerciórate de la protección de tus datos

La seguridad en la Facturación Electrónica es fundamental, ya que implica el manejo de información confidencial de la empresa, como datos de clientes, productos y servicios.

La exposición de esta información a personas no autorizadas puede acarrear graves consecuencias, como la pérdida de datos, fraudes y posibles acciones legales.

Para garantizar la seguridad es preciso que te cerciores que tu proveedor de software tenga certificaciones en seguridad de la información. Eso significa que maneja estándares adecuados en este campo y de que no debes preocuparte por fuga de datos.

La inversión en seguridad es una prioridad para proteger la integridad y confidencialidad de los datos que pueden ingresar a la empresa, porque la información es uno de los activos más valiosos.

Analiza su trayectoria como proveedor en el país y otros cercanos

Si el proveedor ha implementado con éxito esta tecnología en el país y en otros, puedes estar seguro de que su sistema es robusto y confiable.

No es tarea sencilla adaptarse a las normativas de cada país, ni tampoco a los procesos particulares, así que dicha trayectoria demuestra madurez empresarial y también da un mensaje fuerte de la responsabilidad de dicho proveedor con la calidad del servicio.

¿Tiene software con alta disponibilidad y transaccionalidad?

Este punto es indispensable para la marcha correcta del negocio. Suelen existir proveedores que desarrollan un software, pero el mismo se cae constantemente o incluso cuando se realizan muchas transacciones se ralentiza.

Ello es peligroso para la empresa contratante, puesto que puede detener la marcha del negocio.

Por eso consulta a la empresa a la que vayas a contratar si su Data center es robusto, puesto que este es un espacio donde se halla la infraestructura requerida para procesar, organizar y resguardar la información de las transacciones generadas.

Revisa si es un proveedor que cumple con las normativas

Implementar esta tecnología, en la parte técnica es complementario a hacerlo cumpliendo con la normativa del país, diríamos que es integral.

Por eso es necesario que analices si el proveedor que vayas a contratar cumpla con lo dispuesto por el ente fiscal y que en otros países también haya tenido el mismo proceder.

Aquello demuestra que se preocupa por no caer en ningún tipo de faltas ante las entidades y que hará que su cliente también actúe en consecuencia de las normativas y reglamentaciones.

Experiencia de integración con varios sistemas de facturación

Un proveedor adecuado de Facturación Electrónica no solo se integra a un solo ERP, sino que tiene experiencia integrando su software a varios.

Esto demuestra conocimiento de cómo funcionan los distintos ERP o sistemas de facturación y cuál es la forma más adecuada de adaptarse a ellos.

Aquello también le da al proveedor una visión holística de todas las soluciones que puede generar para clientes de todo tamaño, desde pequeñas empresas, hasta multinacionales.

En GuruSoft podemos ayudarte a implementar Facturación Electrónica