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En la actualidad, una gran cantidad de documentos digitales se encuentran almacenados en plataformas cloud como OneDrive, Google Drive y Dropbox.
La gestión responsable de documentos digitales, particularmente aquellos que contienen información vital para una organización, requiere medidas de protección especiales.
En consecuencia, las empresas necesitan establecer protocolos de seguridad sólidos para salvaguardarla.
Es en este escenario que la firma electrónica emerge como un instrumento fundamental para asegurar tanto la autenticidad como la protección de los documentos.
Descubre en este artículo las ventajas y oportunidades que ofrece a las empresas en El Salvador.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital constituye una herramienta de seguridad electrónica que permite autenticar la identidad del firmante de un documento en línea y asegurar que su contenido permanece inalterado desde el momento de la firma.
Opera mediante un sistema criptográfico que proporciona dos elementos fundamentales:
- Autenticidad: confirma que quien firma es efectivamente quien dice ser, impidiendo la suplantación de identidad en el proceso de firma.
- Integridad: asegura que el documento permanece intacto después de ser firmado, protegiéndolo contra cualquier modificación o manipulación no autorizada.
Glenda Beltrán, especialista en Facturación Electrónica de GuruSoft indica que: “la firma electrónica es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos electrónicos. En El Salvador, el certificado de firma electrónica es gratuito y quien lo provee es el Ministerio de Hacienda, y se debe obtener tanto en el “Ambiente para pruebas” como en el “Ambiente productivo”.
¿Cómo funciona la firma electrónica en El Salvador?
El Salvador marcó un hito en su modernización al aprobar la Ley de firma electrónica en 2015. Esta normativa no solo buscó reforzar la seguridad en las transacciones digitales, sino también impulsar la transformación digital del país, respondiendo a las exigencias del contexto internacional y los avances tecnológicos actuales.
En 2021, El Salvador dio un salto significativo hacia la era digital mediante la implementación del Decreto Legislativo No. 100, que establece la obligatoriedad de la firma electrónica para diversos trámites esenciales en los ámbitos público y privado.
Esta regulación abarca desde el establecimiento de nuevas empresas hasta la presentación de declaraciones tributarias y la emisión de documentos fiscales electrónicos.
Con esta iniciativa, el país no solo avanza significativamente en la modernización y digitalización de su economía nacional, sino que también optimiza sustancialmente la eficiencia de sus procesos administrativos, impulsando una transformación digital integral que promueve la agilidad, innovación y seguridad en cada transacción realizada.
Para satisfacer las diversas necesidades de las empresas salvadoreñas, se han desarrollado las siguientes herramientas especializadas:
Validación y verificación de firmas:
Facilita la verificación instantánea de cada firma digital, garantizando tres aspectos fundamentales:
- La vigencia actualizada del certificado digital.
- La autenticidad verificable de la firma del proveedor de servicios.
- La integridad completa del documento, asegurando su inalterabilidad desde el momento de la firma.
Sellado de tiempo
Proporciona una garantía robusta de que un documento electrónico ha existido desde un momento específico y preciso, protegiendo su contenido contra cualquier modificación posterior y asegurando su validez permanente.
One-Shot
Proporciona un certificado digital de uso único con validez limitada a 24 horas, especialmente diseñado para transacciones que requieren rapidez y seguridad sin comprometer la integridad del proceso.
Firma longeva
Ofrece una solución avanzada que mantiene la validez legal de documentos firmados electrónicamente durante décadas, garantizando la conservación a largo plazo y la seguridad jurídica de todas las transacciones realizadas.
Firma automatizada
Mejora los procesos, eliminando la necesidad de intervención manual. Este sistema permite la firma masiva de documentos de manera eficiente, optimizando significativamente la gestión administrativa y proporcionando una experiencia fluida y sin complicaciones.
¿Cómo puede la firma electrónica beneficiar a tu empresa?
A continuación, presentamos algunos aspectos clave donde puedes implementarla para beneficiar tu negocio.
Contratos
La firma electrónica moderniza y agiliza significativamente el proceso de firma de contratos con clientes, proveedores y empleados, ofreciendo una solución rápida y segura que además reduce considerablemente los costos asociados con la documentación física tradicional.
Autorizaciones
Desde la gestión de solicitudes de vacaciones hasta la aprobación de compras y gastos corporativos, la firma electrónica optimiza y moderniza todo el proceso de autorizaciones internas, facilitando una toma de decisiones más ágil y eficiente dentro de la organización empresarial.
Documentos internos
Las actas de reuniones, políticas corporativas y demás documentación que necesita múltiples firmas pueden administrarse de manera sencilla y efectiva. La firma electrónica asegura que toda la documentación quede debidamente registrada y validada con máxima eficiencia.
Certificados y licencias
La emisión de certificados y licencias digitales se realiza de forma instantánea, optimizando la distribución y acelerando significativamente los procedimientos relacionados con la obtención de permisos y validaciones corporativas.
Facturación Electrónica
Representa una de las implementaciones más relevantes y beneficiosas de la firma electrónica. La digitalización de firmas en facturas garantiza el cumplimiento fiscal, minimiza errores manuales y automatiza la emisión documental.
Adicionalmente, facilita el monitoreo y seguimiento de operaciones, potenciando la eficiencia en la administración financiera y contable empresarial.
Y también, y no menos importante, brinda autenticidad a los documentos tributarios electrónicos (DTE) que se generen, pues identifican claramente al emisor que está realizando la venta.
Si ya cuentas con tu firma electrónica, ¿por qué no aprovecharla al máximo e integrarla en tus facturas electrónicas?
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Escrito por: Catalina Hurtado
