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Estamos ante la era digital. Pagas desde el celular, firmas en línea y hasta guardas tus recibos en la nube. Pero cuando se trata de manejar tu negocio o tus ingresos, aparecen términos como “factura electrónica”, “nota débito” o “documento soporte”, y es fácil sentirse un poco perdido.
Desde que la Facturación Electrónica llegó a Colombia, no solo cambió la manera en que las empresas emiten sus documentos contables, también transformó por completo la relación con la administración tributaria.
Lo que empezó como una medida para modernizar los procesos tributarios, hoy es una obligación que impacta tanto a grandes empresas como a pequeños negocios. Ya no se trata solo de reemplazar el papel por un archivo XML; se trata de adaptarse a un sistema más ágil, seguro y controlado.
Pero en medio de esta transformación, es normal que surjan preguntas:
¿Qué tipo de documento debo emitir en cada caso?, ¿qué pasa si vendo sin emitir factura? o ¿todos los documentos digitales son iguales?
En Colombia, la DIAN ha ido implementando un sistema cada vez más completo de comprobantes electrónicos. No es solo emitir una factura, hay varios tipos de documentos, cada uno con una función específica.
Entender para qué sirve cada uno es clave si quieres estar al día, evitar sanciones y llevar una contabilidad más clara.
Tipos de comprobantes electrónicos
La tecnología llegó para simplificar procesos y, con un poco de información, también puede facilitar tu relación con el mundo tributario.
Veamos entonces cuáles son los tipos de comprobantes electrónicas en Colombia ↓
1.Factura electrónica de venta → es el comprobante más común y el que reemplazó oficialmente a la factura física. Se usa cada vez que vendes un bien o prestas un servicio. Esta factura se genera en formato digital, se firma electrónicamente y se envía a la DIAN para validación antes de entregarla al cliente.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una en papel, pero debe cumplir con ciertos requisitos como:
🗸 Tener una numeración autorizada por la DIAN.
🗸 Estar firmada digitalmente.
🗸 Ser validada en tiempo real por la DIAN.
🗸 Contar con una representación gráfica (por ejemplo, un PDF) para el cliente.
2.Nota débito y nota crédito electrónica → a veces una factura necesita ser corregida. Para eso existen las notas electrónicas:
🗸 La nota crédito se usa para disminuir el valor de una factura. Por ejemplo, si un cliente devuelve un producto o se hace un descuento después de facturar.
🗸 La nota débito se usa para aumentar el valor facturado, como cuando se olvida incluir un cargo adicional.
Estas notas deben ser electrónicas, ir asociadas a una factura previa, y también deben validarse ante la DIAN.
3.Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar → si compras a alguien que no está obligado a emitir factura (como un proveedor informal o una persona natural que no factura), debes generar un documento soporte electrónico.
Este documento es necesario para justificar el gasto ante la DIAN y poder incluirlo como deducción en tus declaraciones. Desde 2023, también debe elaborarse electrónicamente, tener firma digital y transmitirse a la DIAN.
4.Documento soporte de pago de nómina electrónica → cuando pagas salarios, bonificaciones o cualquier tipo de remuneración a empleados, estás obligado a reportarlo mediante un comprobante de nómina electrónica.
Este documento no solo demuestra que hiciste los pagos correctamente, sino que te permite usar esos valores como deducciones fiscales. Es obligatorio para todas las empresas que tengan personal vinculado por contrato laboral.
La generación es mensual y debe enviarse a la DIAN a través de un proveedor autorizado o software propio.
5.Documentos equivalentes electrónicos → además de las facturas electrónicas, existen otros documentos que también tienen validez tributaria y que se conocen como documentos equivalentes. Algunos ejemplos son:
🗸 Tiquetes de máquinas registradoras (POS).
🗸 Boletas de cine o espectáculos.
🗸 Tiquetes de transporte.
🗸 Recibos de servicios públicos.
Comprender esta información podrás identificar con claridad qué documento necesitas emitir en cada caso, respaldar correctamente tus ingresos, gastos y deducciones, y cumplir con los requisitos normativos según tu actividad económica. Esto también facilita una contabilidad más ordenada y la generación de reportes que reflejen con precisión la realidad financiera de tu negocio.
Entender los tipos de comprobantes electrónicos no solo te ayuda a estar al día con las exigencias de la DIAN, sino que también te da claridad sobre cómo se mueve tu negocio o tu trabajo en el entorno digital.
Aunque al principio puede parecer un tema complejo, en realidad se trata de herramientas que buscan facilitarte tus operaciones y mejorar el control tributario. Además, con todos los documentos digitales, puedes acceder a tus registros desde cualquier lugar, lo cual es ideal si manejas varios clientes o proveedores.
¿La clave? Estar informado y adaptarse a los cambios. Aquí, siempre estamos preparados con todas las actualizaciones que necesitas, para seguir avanzando de la mano de la tecnología.
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Escrito por: Catalina Bonnet.
