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Durante años, la trazabilidad de las transacciones en los negocios se apoyó en procesos manuales y sistemas fragmentados. Facturas en papel, archivos físicos, hojas de cálculo y correos electrónicos eran las principales herramientas para registrar las operaciones.
Esto hacía que reconstruir el recorrido de una transacción fuera lento, dependiera de varias personas y estuviera expuesto a errores, pérdidas de información o versiones inconsistentes de un mismo documento.
Además, la falta de un registro centralizado dificultaba el control interno y limitaba la capacidad de las empresas para responder con rapidez ante revisiones, auditorías o incidencias operativas.
Sin embargo, con la digitalización de la facturación, esto ha quedado atrás.
En los últimos años, la Facturación Electrónica ha pasado de ser una alternativa tecnológica a convertirse en un pilar fundamental para la gestión financiera de las empresas en Latinoamérica y el mundo.
Más allá del cumplimiento normativo, uno de sus mayores aportes es la mejora de la trazabilidad de las transacciones, un aspecto clave para el control interno, la transparencia y la toma de decisiones de cualquier negocio.
Es que la trazabilidad ha dejado de ser un concepto exclusivo de sectores como la logística o la producción.
En el ámbito de la facturación, se ha transformado en un requisito indispensable para garantizar que cada operación quede correctamente registrada, validada y disponible cuando sea necesario. Veamos ↓
¿Qué es la trazabilidad en la Facturación Electrónica?
La trazabilidad en la Facturación Electrónica hace referencia a la capacidad de seguir el recorrido completo de una factura desde su creación hasta su conservación final.
Esto incluye la emisión, el envío, la recepción, la validación, los posibles ajustes y su almacenamiento conforme a la normativa vigente según corresponda.
A diferencia de los sistemas tradicionales, donde gran parte de este proceso dependía de acciones manuales y registros dispersos, la Facturación Electrónica centraliza la información y la documenta de forma automática.
Cada evento asociado a la factura queda registrado, generando un historial verificable que aporta seguridad y coherencia al proceso de la transacción.
En síntesis, la trazabilidad es un elemento clave para garantizar la integridad, autenticidad y conservación de las facturas electrónicas, aspectos esenciales tanto para las empresas como para las autoridades fiscales.
¿Cómo se logra esta trazabilidad de la información?
Uno de los principales beneficios de la Facturación Electrónica es la visibilidad que proporciona sobre las operaciones comerciales.
Cada factura cuenta con un identificador único y con datos que permiten conocer con precisión cuándo fue emitida, por quién y en qué estado se encuentra (si fue admitida, rechazada o cancelada).
Esta visibilidad facilita el control interno, reduce la posibilidad de errores y evita duplicidades o inconsistencias en los registros.
Además, permite a las distintas áreas de la empresa (administración, contabilidad, finanzas o auditoría) acceder a la misma información actualizada, mejorando la coordinación y la eficiencia operativa.
La trazabilidad también resulta fundamental para responder con rapidez ante requerimientos internos o externos. Contar con un historial claro y ordenado de las facturas simplifica los procesos de revisión como la auditoría.
Otro beneficio sería el cumplimiento normativo. En la mayoría de los países de Latinoamérica, la Facturación Electrónica está regulada por normativas que exigen a las empresas garantizar la integridad de los documentos, así como su conservación.
La trazabilidad se hace entonces indispensable. No se trata únicamente de emitir una factura válida, sino de poder demostrar que la información no ha sido alterada y que el proceso se ha desarrollado conforme a los requisitos técnicos y legales.
Un sistema de Facturación Electrónica bien diseñado permite cumplir con estas exigencias de forma automática, reduciendo el riesgo de sanciones y proporcionando tranquilidad a las empresas que operan en varios países o bajo diferentes marcos regulatorios.
Lo que nos lleva al tercer beneficio, la reducción de errores y mejora de la calidad de los datos.
Al eliminar tareas manuales como la transcripción o el almacenamiento físico, se reducen los errores humanos y se garantiza una mayor coherencia entre los distintos sistemas de la empresa.
La trazabilidad además te permite identificar rápidamente cualquier incidencia, localizar su origen y corregirla antes de que tenga un impacto mayor en la contabilidad o en la relación con clientes y proveedores.
Esto resulta especialmente relevante en empresas con un alto volumen de transacciones o con operaciones distribuidas en diferentes mercados.
Y un último beneficio, sería la importancia de la estabilidad del software de facturación. Un aspecto que suele pasar desapercibido, pero que resulta determinante para garantizar la trazabilidad, es la estabilidad del software de Facturación Electrónica.
Tal como lo señalábamos en un anterior blog, un sistema inestable puede comprometer la continuidad del proceso, generar pérdidas de información o dificultar el acceso a los registros históricos.
La estabilidad tecnológica es la base sobre la cual se construye una trazabilidad fiable. Si el sistema falla, se interrumpe el flujo de información y se pone en riesgo la integridad de los datos.
Por el contrario, un software robusto asegura que cada factura y cada evento asociado queden correctamente registrados, incluso en escenarios de contingencia como una alta demanda o cambios normativos.
Para las empresas que operan en varios países de Latinoamérica, esta estabilidad es aún más relevante, ya que permite adaptarse a distintos requerimientos legales sin perder consistencia ni control sobre la información.
Más allá del cumplimiento y el control, la trazabilidad aporta valor estratégico. Al contar con información estructurada y accesible sobre el ciclo completo de las facturas, las empresas pueden analizar patrones de pago, detectar ineficiencias, mejorar la gestión de cobros y su planificación financiera.
Por esto, buscar un aliado tecnológico que integre todo esto en un software sería un paso clave para garantizar una trazabilidad correcta.
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Para que la trazabilidad sea realmente efectiva, no basta con emitir facturas electrónicas. Es necesario contar con un software que garantice estabilidad, cumplimiento normativo y un registro completo de cada operación.
Nuestra solución eDoc, un software robusto pensando para empresas grandes o para operaciones con altos volúmenes de facturas. Esta plataforma te permite conectarse con:
Tus programas de contabilidad y gestión (ERP), como SAP (en todas sus versiones, tales como ByDesign, SAP Business One, SAP R3, SAP S/4 Hana, SAP ECC, entre otros), Dynamics AX, Oracle, SAGE, Quickbooks y más.
También te permite generar diversos tipos de documentos electrónicos: facturas, notas de crédito, guías de remisión, y otros.
Por otro lado, esta nuestro aplicativo en la nube eDoc Pyme. Ideal para emprendedores, profesionales o pequeños negocios. Puedes usarlo estés donde estes desde cualquier dispositivo como tu laptop, tablet o celular.
eDoc Pyme registra de forma automática cada etapa del proceso de facturación, mantiene la integridad de la información, pues contamos con la certificación ISO 27001:2022 que cumple con los más altos estándares de seguridad.
De esta manera, no solo te ayuda a cumplir con la normativa vigente, sino que se convierte en una herramienta clave para mejorar el control, la transparencia y la gestión financiera de tu empresa, garantizando una trazabilidad sólida y confiable en el tiempo.
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Escrito por: Catalina Bonnet
