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Registrar ventas es una de las actividades más habituales en cualquier negocio. Ya sea en una tienda retail, una estación de gasolina, una cafetería, una farmacia o un supermercado, la transacción con el cliente ocurre en un punto de venta (POS).
Ahí se ingresan productos, precios, impuestos, formas de pago y se concreta la operación.
Pero, primero lo primero. ↓
¿Qué es un punto de venta (POS)?
Un punto de venta (POS) es el sistema donde se registran y procesan las transacciones comerciales de una empresa al momento de la venta.
Según Economipedia, el POS es el lugar o conjunto de procedimientos destinados a registrar y controlar las transacciones que implican el intercambio de bienes o servicios por dinero u otros medios de pago.
En la práctica, un POS permite:
- Ingresar productos y servicios vendidos.
- Calcular precios, impuestos y descuentos.
- Procesar pagos.
- Generar comprobantes de operación.
Este sistema es esencial para la operación del negocio y, en muchos casos, es el punto desde el cual se generan las facturas que se envían a la entidad tributaria.
Cuando no existe una integración automatizada, el envío, validación o reprocesamiento de los documentos puede depender de acciones manuales del usuario.
En este sentido, el POS registra la venta y puede originar el documento fiscal, mientras que la automatización permite que ese documento se procese y envíe de forma inmediata.
Veamos un caso específico con Colombia. ↓
En el contexto colombiano y cada vez más en otros países de la regió n, el sistema tributario define varios tipos de documentos electrónicos que pueden respaldar una venta, y es crucial distinguirlos:
1. Factura electrónica: La factura electrónica es el documento fiscal digital principal que respalda una venta y que cumple con todos los requisitos técnicos y legales exigidos por la autoridad tributaria (en Colombia, la DIAN). Esta factura:
- Debe cumplir con una estructura técnica específica.
- Tiene validez fiscal plena.
- Puede ser usada por el adquirente para soportar costos, deducciones e impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.
2. Documento equivalente electrónico POS: Además de la factura electrónica, existen otros documentos que pueden respaldar operaciones de venta. Uno de ellos es el Documento Equivalente Electrónico POS, que la DIAN ha definido como:
“Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”.
Es decir, un documento generado mediante software para ser validado previamente por la DIAN y que tiene beneficios tributarios para el comprador identificado ya que permite que el adquirente tenga derecho a impuestos descontables de IVA y a deducciones en Impuesto sobre la Renta, siempre que el documento identifique al comprador (nombre o razón social y número de identificación o NIT).
Este documento equivalente electrónico POS, es considerado equivalente a la factura electrónica de venta.
¿Por qué emitir tus facturas electrónicas desde tu punto de venta?
Créditos de la imagen: Freepik
Cuando tu POS está conectado con un sistema de Facturación Electrónica o con un software autorizado por la autoridad tributaria puedes:
- Tener una validación previa de campos obligatorios antes de enviar al ente tributario.
- Consultar el estado de tus documentos dentro de tu punto de venta.
- Llevar un reporte de documentos emitidos con sus respectivos estados ante el ente tributario.
Dentro de nuestro plan de Facturación Electrónica, tenemos una solución de integración con puntos de venta que automatiza este flujo entre tu sistema de venta y la generación del comprobante fiscal. Esta integración permite:
🗸 Detectar automáticamente los documentos emitidos desde el POS o ERP.
🗸 Validar y transformar esa información en un XML con la estructura exigida por la autoridad tributaria.
🗸 Enviar los documentos para su respectiva autorización.
🗸 Eliminar la necesidad de reenvíos manuales de cada comprobante.
La integración se puede realizar:
- Mediante el mapeo de datos a los Web Services de eDoc (nuestra solución de Facturación Electrónica).
- O a través de un servicio automático de procesamiento en tu ERP o sistema de facturación.
Este flujo permite que la información de ventas no solo se registre correctamente, sino que se traduzca en documentos fiscales válidos según el modelo tributario aplicable.
La factura electrónica desde un punto de venta no se trata de cambiar cómo vendes, sino de conectar correctamente cómo vendes con cómo cumples.
El POS seguirá siendo el corazón operativo del negocio. La Facturación Electrónica es el lenguaje fiscal que exige la autoridad, pero la integración es el puente entre ambos.
Y cuando ese puente es automático, confiable y bien estructurado, la facturación deja de ser una carga y se convierte en parte natural del proceso comercial de tu negocio.
Entonces, ¿qué esperas para hablar ya con uno de nuestros asesores expertos?
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Escrito por: Catalina Bonnet
