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De acuerdo con el reciente Estudio Trimestral sobre Visión Empresarial (ETVE), realizado por el Centro de Estudios en Ciencias Económicas (CECE) de la Universidad de Costa Rica (UCR), las perspectivas económicas para los empresarios costarricenses en 2024 son positivas.
El Indicador de Expectativas Empresariales (IEE) del segundo trimestre de 2024 llegó a 57,5 puntos, muy similar al 56,9 del primer trimestre del año.
Además, los últimos datos muestran un ligero progreso en comparación con el promedio de los segundos trimestres de años anteriores, superándolo en 3,5 puntos porcentuales.
La investigación se realizó entre el 19 de febrero y el 7 de marzo de 2024, incluyendo entrevistas a 415 representantes de empresas de diversos sectores económicos.
Y en este contexto económico boyante, no podemos dejar de lado a la digitalización puesto que Costa Rica es uno de los países que más tecnología exporta en la región, siendo un hub tech referente.
Una de las tecnologías que más ha crecido, haciendo que otras también se desarrollen, es la Facturación Electrónica, transformando procesos a todo nivel.
¿En qué consiste la Facturación Electrónica?
En Costa Rica, el Ministerio de Hacienda regula la Facturación Electrónica, encargándose de gestionar y distribuir los documentos digitales. Estos registros, denominados Comprobantes Electrónicos, ganan popularidad entre empresas y trabajadores independientes, pues forma parte de las ventas y las compras.
Este sistema agiliza y mejora el proceso de facturación. En este artículo te detallaremos el funcionamiento de esta modalidad en el país, cómo convertirse en emisor electrónico, los tipos de comprobantes digitales existentes, su estructura y las ventajas de adoptar este método.
En Costa Rica, el sistema de Facturación Electrónica opera a través de una plataforma en línea que permite generar, enviar y recibir facturas digitales. Para que estos documentos sean válidos, deben contar con la aprobación del Ministerio de Hacienda; sin esta, no podrán usarse para respaldar créditos fiscales o deducciones de gastos.
El proceso sigue estos pasos:
- Creación de la factura: el contribuyente genera un archivo XML de la factura y lo envía al Ministerio de Hacienda para su verificación y obtención del Mensaje Hacienda.
- Revisión por hacienda: el Ministerio recibe la factura y tiene hasta 3 horas para revisarla y dar una respuesta, que puede ser de aceptación o rechazo. Este mensaje se adjuntará a la factura cuando se envíe al destinatario final.
- Respuesta del receptor: el receptor debe informar al Ministerio de Hacienda si acepta, acepta parcialmente o rechaza la factura recibida.
En el sistema de Facturación Electrónica costarricense, hay dos mensajes clave que acompañan a los comprobantes electrónicos:
- Mensaje Hacienda: lo envía el organismo tributario al emisor de la factura, indicando si esta ha sido aprobada o rechazada. Incluye verificaciones de estructura y contenido, como montos y direcciones.
- Mensaje receptor: lo envía el receptor de la factura al Ministerio de Hacienda, señalando si acepta, acepta parcialmente o rechaza el documento recibido.
Los receptores deben enviar la confirmación o el rechazo de las facturas a la Dirección General de Tributación (DGT) para su validación dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente a la transacción.
En caso de rechazo, se debe enviar un nuevo mensaje de confirmación según lo establecido en la resolución DGT-R-063-2018.
¿Qué son los comprobantes fiscales?
Los documentos digitales fiscales son esenciales en la gestión moderna de operaciones comerciales. Cada documento debe incluir ciertas características específicas para ser válido en el sistema tributario.
Entre estas características se encuentran:
- Formato XML: este formato estándar se usa para crear y recibir los documentos, permitiendo la interoperabilidad entre sistemas y facilitando el procesamiento automático de datos.
- Firma digital: la firma digital en el documento garantiza su autenticidad y protege la información, asegurando que no haya sido alterada y que proviene del emisor real.
- Validez legal: aunque son digitales, estos documentos tienen el mismo valor legal que los físicos. Esto significa que son aceptados como prueba en auditorías, revisiones fiscales y otros procedimientos legales.
- Conservación: los documentos fiscales digitales deben guardarse por al menos cinco años. Este requisito asegura que la información esté disponible para futuras consultas, auditorías o revisiones por parte de las autoridades fiscales.
Estos documentos digitales representan un avance significativo en la gestión y registro de operaciones comerciales, ofreciendo un método más seguro, eficiente y compatible con las nuevas tecnologías para los registros fiscales.
Tipos de comprobantes digitales en Costa Rica
En Costa Rica, existen varios tipos de documentos electrónicos para registrar transacciones comerciales. Te presentamos los más relevantes:
- Factura: documento que respalda la venta de productos y servicios.
- Factura electrónica general: comprobante que agrupa las ventas en un solo documento, usado cuando el emisor tiene un ID Fiscal Genérico. Sirve para declarar ingresos ante Hacienda si no se emiten facturas individuales.
- Factura electrónica de exportación: documento para registrar ventas de bienes y servicios fuera del país.
- Factura electrónica de compra: comprobante que certifica la adquisición de bienes o servicios de contribuyentes que no usan documentos electrónicos. Debe enviarse a Hacienda para validación.
- Tiquete electrónico: comprobante para validar ventas a consumidores finales.
- Nota de crédito y débito: documentos para ajustar los efectos contables de una factura o tiquete, sin modificar el documento original.
Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS)
El Ministerio de Hacienda y el Banco Central de Costa Rica crearon el Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) para clasificar productos y servicios en el país. Este sistema organiza los artículos en 10 categorías, asignándoles códigos únicos y especificando el porcentaje de IVA aplicable.
Implementado como parte de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, el CAByS busca mejorar la supervisión y control fiscal, organizando eficientemente la información sobre bienes y servicios en el mercado costarricense.
Para más detalles, puedes consultar aquí.
Requisitos para emitir facturas electrónicas
Para que el Ministerio de Hacienda acepte tus facturas electrónicas, deben cumplir estos requisitos:
- Formato: usa la versión XML requerida por el Ministerio.
- Datos del contribuyente: incluye el número de identificación del obligado tributario.
- Tipo de documento: especifica si es “Factura Electrónica”, “Nota de Crédito Electrónica” o “Nota de Débito Electrónica”.
- Numeración: usa números consecutivos para cada factura.
- Fecha: indica cuándo se realizó la venta.
- Condición de venta: especifica si fue al contado, a crédito, apartado u otra forma.
- Idioma y envío: se redacta en español y se envía la factura electrónicamente al comprador. Es recomendable guardarla en un formato no editable.
- Detalle de venta: incluye todos los detalles de lo vendido: cantidad, precio unitario, unidad de medida, código, descripción y total en colones.
- Descuentos: si aplicas descuentos, indica el tipo y monto.
- Totales: incluye el subtotal y el total final en colones.
- Código CAByS: añade el código CAByS de cada artículo vendido.
Es crucial seguir estos pasos para que el Ministerio de Hacienda acepte y valide tus facturas electrónicas.
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Escrito por: Catalina Hurtado
