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La Facturación Electrónica se ha convertido en una tendencia creciente en el mundo empresarial. Esta forma de facturación digital elimina la necesidad de imprimir y enviar facturas físicas, lo que ahorra tiempo para gestión.
Pero ¿qué es exactamente la facturación y por qué es importante para tu negocio?
Esta agiliza varios aspectos de los procesos empresariales, como por ejemplo la automatización de tareas repetitivas y por ende se ahorra mucho tiempo en actividades manuales.
Los softwares de Facturación Electrónica pueden generar facturas automáticamente a partir de datos preexistentes, lo que elimina la necesidad de ingresar manualmente la información en cada factura, es decir, minimiza errores humanos.
Además, garantiza una mayor integración y sincronización de datos con otros sistemas empresariales (ERP), como el inventario o la contabilidad. Esto significa que los datos de facturación se actualizan automáticamente en tiempo real en diferentes áreas del negocio, lo que brinda una visibilidad y control más precisos sobre las operaciones.
¿Cómo funciona el sistema de Facturación Electrónica en Panamá?
De acuerdo con la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá, “la Factura Electrónica es reconocida como un documento fiscal digital legalmente válido que respalda las transacciones comerciales entre vendedor y comprador. Está firmada electrónicamente, lo que garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de su contenido”.
Uno de los requisitos principales para la emisión de facturas electrónicas es la necesidad de contar con una firma digital, lo que garantiza la autenticidad e integridad de las facturas.
Además, las empresas pueden realizar la emisión y recepción de las facturas electrónicas, así como archivarlas correctamente para su posterior auditoría.
Es importante destacar que este proceso puede llevarse a cabo desde cualquier ubicación geográfica. Solo se necesitan un dispositivo electrónico y acceso a Internet, esenciales para enviar facturas al Proveedor de Autorización Calificado (PAC) para obtener su autorización. Asimismo, se envía al cliente por correo electrónico el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE).
¿Qué es el CAFE?
No, no es esa bebida increíble que tomamos en la mañana. El Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE) desempeña un papel crucial en el proceso de facturación.
No solo respalda las transacciones comerciales, sino que también justifica los créditos fiscales del receptor que no está afiliado al sistema de Factura Electrónica.
El CAFE puede ser entregado por el receptor de manera impresa en papel o puede enviado en formato electrónico.
¿Para qué sirve el CAFE?
Sirve como comprobante de una operación respaldada por una Factura Electrónica.
Además, sirve para facilitar la consulta de la Factura Electrónica en la página web de la Dirección General de Ingresos (DGI)
El CAFE está conformado por secciones o componentes, que son los siguientes:
Los formatos en los que se puede generar el CAFE son dos:
Formato 1: en tamaño adecuado para ser impreso en papel tamaño carta.
Formato 2: en tamaño adecuado para impreso en cinta de papel.
Por último, pero no menos importante, en el CAFE no puede existir información que no exista también en el archivo electrónico firmado en la FE.
¿Cómo es la implementación del sistema de Facturación Electrónica en una empresa?
La introducción del sistema de Facturación Electrónica en una empresa implica una cuidadosa planificación y una transición fluida de los procedimientos existentes. Es crucial involucrar a todos los departamentos pertinentes, como finanzas, contabilidad y tecnología de la información, para garantizar un despliegue exitoso. A continuación, se presentan algunos pasos esenciales a seguir durante el proceso de incorporación:
Análisis de los procesos: antes de implementar esta tecnología, es esencial analizar los procedimientos y sistemas actuales para identificar áreas de mejora y posibles desafíos en la ejecución.
Pruebas y ajustes: antes de la implementación completa, es recomendable llevar a cabo pruebas exhaustivas y efectuar los ajustes necesarios para asegurar la integración correcta con los sistemas existentes y el cumplimiento normativo.
Despliegue gradual: en lugar de adoptar la Facturación Electrónica de forma abrupta, se aconseja implementarla de manera gradual en la empresa. Esto permite que los empleados se adapten a los nuevos procesos y minimiza posibles problemas o interrupciones en las operaciones.
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Escrito por: Catalina Hurtado
