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Mantener la productividad en el trabajo puede parecer todo un desafío, pero con algunas estrategias inteligentes, se puede optimizar el rendimiento durante la temporada. La combinación de altas temperaturas, vacaciones y la tentación de relajarse puede afectar la eficiencia, pero no tiene por qué ser así.
Son muchas las personas que toman vacaciones durante esta temporada, lo que puede llevar a una disminución en la fuerza laboral. Aunque es comprensible que todos desean disfrutar, también es importante mantener un nivel de productividad adecuado en el trabajo.
Para lograrlo, se deben desarrollar estrategias efectivas para superarlos, saber claramente qué metas u objetivos se quieren tener en la temporada, puede ayudar a gestionar de mejor manera las tareas. Durante esta temporada, existen varios desafíos que las empresas y los equipos pueden presentar.
Algunos de estos desafíos incluyen:
• Aumento de distracciones externas
Las distracciones se pueden presentar de estas maneras; charlas informales en la oficina, el uso excesivo de redes sociales y navegar por internet. Para contrarrestar estos inconvenientes, es esencial establecer límites claros y mantener el enfoque en las responsabilidades laborales.
Pueden emplearse técnicas de gestión del tiempo, como el método Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos definidos y tomar descansos breves entre ellos. También se pueden utilizar aplicaciones o extensiones del navegador que bloqueen el acceso a sitios web no relacionados con el trabajo durante ciertos períodos.
• Carga extra de trabajo
El trabajo excesivo genera estrés y presión adicional, lo que afecta negativamente la productividad y esto puede estar relacionada con la falta de un plan de acción laboral. Para manejar esta carga de trabajo adicional, es importante priorizar las tareas con entregables en plazos de tiempo realistas.
Las empresas deben implementar entre sus equipos una comunicación asertiva para delegar responsabilidades cuando sea necesario. Cuando se delegue ese tipo de responsabilidades deben incluirse descansos regulares, programas debienestar emocional y físico durante para evitar cualquier tensión en el grupo.
Consejos para gestionar distracciones
No importa si el equipo está en un entorno de oficina o en teletrabajo, es importante que cada espacio tenga una zona libre de las distracciones y cómodo para realizar las labores de la mejor manera. Si el equipo no cuenta con estas medidas, es recomendable abrir la comunicación para conocer las necesidades de los miembros del equipo de trabajo y buscar soluciones para minimizar el ruido o las interrupciones innecesarias.
Y durante la época de verano, es importante desarrollar estrategias efectivas para gestionar las distracciones y mantener la concentración en el trabajo. Aquí tienes algunos consejos útiles para minimizar la baja productividad de tu equipo de trabajo.
1. Establecer un horario y metas realistas
Planificar el día y establece objetivos alcanzables. Prioriza las tareas más importantes y asigna tiempo específico para cada una de ellas. Esto ayudará a mantener el enfoque y evitará que tu equipo se sienta abrumado por una lista interminable de tareas.
2. Matriz de trabajo Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo para agendar actividades de acuerdo a la necesidad de cada una de ellas. La matriz se divide en cuatro cuadrantes: importante y urgente, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni importante ni urgente.
Al categorizar los cuadrantes, será más fácil asignar tiempo y recursos de manera más efectiva. Para utilizarla, primero se deberá realizar una lista de todas las tareas y clasifícalas en los cuadrantes correspondientes. Delega o elimina aquellas que no cumplan con ningún cuadrante.
3. Utilizar herramientas de gestión del tiempo
Existen numerosas herramientas y aplicaciones disponibles que pueden ayudar a gestionar el tiempo. Algunas de estas herramientas incluyen aplicaciones de seguimiento del tiempo, calendarios digitales, listas de tareas y recordatorios.
Además, separa un periodo de tiempo de ocio, esto es necesario para aprovechar oportunidades y fortalecer las relaciones personales y profesionales. Se pueden crear planes que sean al aire libre o eventos sociales para fomentar el compañerismo y la colaboración.
Durante el verano, es importante tomarse el tiempo necesario para descansar y disfrutar de actividades al aire libre. Al tener tiempo para explorar nuevas actividades, pasar tiempo con amigos y familiares, se puede recargar la mente y encontrar inspiración para los nuevos proyectos que surjan.
Tipos de herramientas colaborativas para el teletrabajo
Hay herramientas colaborativas diseñadas para facilitar el teletrabajo y los horarios flexibles. Estas herramientas cubren diferentes aspectos de la colaboración remota y se adaptan a las necesidades específicas de cada equipo. A continuación, se presentan los principales tipos de herramientas colaborativas para el teletrabajo:
• Comunicación para equipos remotos
Estas soluciones posibilitan la comunicación en tiempo real entre los integrantes del equipo, facilitando el intercambio de información y la colaboración efectiva. Entre las herramientas más utilizadas para la comunicación en equipos remotos se encuentran Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet.
• Proyectos para equipos
Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los equipos organizar proyectos, asignar tareas, establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso. Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas para equipos remotos son Trello, Asana, Jira y Monday.com.
• Almacenamiento de archivos
El acceso a archivos y documentos es crucial para la colaboración remota. Algunas de las herramientas de almacenamiento en la nube más populares son Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box.
• Consideraciones de seguridad y privacidad
Algunas consideraciones a tener en cuenta incluyen la encriptación de datos, el control de acceso, la autenticación de dos factores y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos. Es importante elegir herramientas que ofrezcan los niveles de seguridad y privacidad adecuados para proteger la información confidencial del equipo.
Cuando se incorporan estas herramientas, es esencial tener en cuenta las exigencias particulares del equipo, ofrecer capacitación a los integrantes en su manejo y asegurar una comunicación clara acerca de su implementación. También es fundamental hacer un seguimiento y evaluar el uso de cada una para adaptarse a las necesidades variables del equipo.
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Escrito por: Catalina Hurtado
