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La Facturación Electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en un paso natural para las empresas y pequeños negocios en numerosos países de Latinoamérica y Europa.
Lo que comenzó como una prueba piloto, pasó a una etapa de voluntariedad y llegó hasta la de obligatoriedad, en la que las entidades tributarias definieron fechas específicas para la transición de la factura tradicional a la digital.
Ahora, en el pasado, cuando un emisor hacía una factura de papel y la entregaba al cliente, este podía detectar fácilmente si la misma no era válida, revisando específicamente los datos de la imprenta, en los que salía fecha de vigencia.
¿Cómo puede conocerse eso con una factura electrónica que de paso llega directo al correo electrónico?
Para responder esa pregunta, es preciso conocer los diversos estados de emisión de la factura online.
Y ya seas emisor o receptor, es fundamental que entiendas qué significa cada uno de ellos, cómo se reportan y por qué pueden evitarte sanciones o problemas de flujo de caja.
¿Qué son los estados de una factura electrónica?
Los estados de una factura electrónica reflejan su situación en tiempo real dentro del ciclo comercial: desde que se emite, hasta que es aceptada, rechazada o pagada.
Son parte del ecosistema de la factura digital, y permiten a los emisores, receptores y entidades reguladoras tener visibilidad sobre el proceso.
Piensa en ellos como una forma de etiquetar cada etapa de la vida de la factura.
¿Por qué son importantes?
Porque garantizan:
🗸 Transparencia entre las partes que transaccionan.
🗸 Control del estado de pago, para evitar fraudes o morosidad.
🗸 Trazabilidad completa para auditores, proveedores y clientes.
🗸 Cumplimiento normativo en países donde es obligatorio reportarlos.
Cada cambio que atraviesa el documento queda registrado, y eso no solo da mayor trazabilidad, sino también seguridad legal para quienes la emiten o la reciben.
Los estados de una factura electrónica
No son uno, ni dos, sino más, que necesitas conocer hoy mismo, para que ningún proveedor intente sorprenderte. A continuación, te mostramos los principales estados que puede tener una factura electrónica:
1. Emitida → la factura fue generada digitalmente por el proveedor o vendedor y cumple con los requisitos técnicos (firma digital, código QR, validación fiscal, etc.).
> Asegúrate de que esté validada por la autoridad tributaria correspondiente.
2. Enviada → la factura fue transmitida al receptor, ya sea por correo electrónico, sistema ERP o plataforma autorizada.
Este estado no implica que haya sido aceptada, solo que fue entregada correctamente.
3. Recibida → el comprador o receptor confirma que recibió la factura. En algunos sistemas, este estado se genera automáticamente al abrir el archivo o al validar el documento en el sistema, mediante un acuse de recibo, como ocurre en Colombia.
> En ciertos países, si no se rechaza en un plazo determinado, se considera aceptada automáticamente (de manera tácita).
4. Aceptada → el receptor revisó y confirmó que la factura es válida, los productos o servicios fueron entregados y no hay errores en el monto, ítems o impuestos.
5. Rechazada → el cliente notifica que la factura tiene errores o no corresponde a lo pactado. Este rechazo puede estar motivado por:
🗸 Datos fiscales incorrectos.
🗸 Servicio no entregado.
🗸 Producto defectuoso.
🗸 Monto erróneo.
6. Pagada → se confirma que la factura ha sido pagada. Puede ser de dos formas:
🗸 Pago total, cuando se liquida toda la factura.
🗸 Pago parcial, cuando se abona una parte y queda saldo pendiente.
7. Anulada o cancelada → se declara que la factura queda sin efecto, ya sea por errores, duplicidad o acuerdo entre partes. Algunos países exigen justificación formal y documentos de soporte.
> En muchos casos, solo se puede anular si aún no ha sido aceptada o pagada.
Ahora la pregunta sería: ¿se deben reportar los estados? ¿Y a quién?
Los estados de la factura electrónica no son simples etiquetas internas. En realidad, son exigencias de control establecidas por las autoridades tributarias de cada país.
Veamos algunos ejemplos:
→ Ecuador: el SRI en línea, implementa un proceso formal para validar comprobantes electrónicos. Tras la solicitud de emisión, el sistema revisa la integridad técnica del documento. Si cumple los requisitos, autoriza el comprobante, lo que equivale a un estado de validación oficial. En caso contrario, lo rechaza y obliga al emisor a corregirlo y reenviarlo.
→ Colombia: la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) exige confirmar electrónicamente la recepción de la factura y el recibido del bien o servicio, como parte del sistema de validación previa.
→ Bolivia: el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), mediante la normativa RND 102100000011, define que los documentos pueden tener estados como emitido, validado, observado, rechazado, mediante códigos específicos.
→ España: la Agencia Tributaria, ha activado el sistema VERI*FACTU, diseñado para que los contribuyentes envíen automáticamente registros de facturación y notifiquen cuándo una factura ha sido emitida o pagada. Asimismo, la Ley Crea y Crece, obligan a los emisores a reportar el estado de las facturas (aceptada, pagada, rechazada) como parte del sistema de facturación electrónica obligatorio.
Estos marcos legales demuestran la importancia de controlar los estados y responden a la necesidad de transparencia, trazabilidad y lucha contra el fraude fiscal.
Entonces, ¿qué debo tener en cuenta para gestionar correctamente los estados de mi factura?
Antes de darle seguimiento a tus facturas, es importante reconocer algunos puntos como:
🗸 Asegurarte de trabajar con un proveedor tecnológico autorizado que cumpla con la normativa local.
🗸 Verificar que el sistema o software que usas permita hacer trazabilidad en tiempo real.
🗸 Formar a tu equipo para que comprenda cuándo debe rechazar, aceptar o confirmar una factura.
🗸 Guardar y respaldar los mensajes electrónicos de respuesta (por ejemplo, acuse de recibo o aceptación).
En resumen, conocer los estados de una factura electrónica mejora el control interno de tus operaciones.
Por otro lado, a medida que los gobiernos avanzan en la digitalización fiscal, estar al día con estos procesos se convierte en una necesidad estratégica para cualquier negocio.
Por esto, elegir herramientas que estén alineadas con los marcos regulatorios de cada país te permitirá operar con mayor eficiencia, reducir errores y mantener la confianza de tus clientes.
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Escrito por: Catalina Bonnet
