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Eran las 9:43 p. m. de un miércoles cualquiera cuando una joven gerente financiera, Sara, hizo un descubrimiento alarmante. Mientras revisaba los reportes del último trimestre, encontró:
→ $15,000 dólares en discrepancias no identificadas entre los registros contables y los extractos bancarios.
→ 28% de las facturas de proveedores mal clasificadas (algunas incluso duplicadas).
→ Conciliaciones bancarias con 4 meses de retraso, lo que ocultaba transacciones no registradas.
→ Gastos personales mezclados con operativos, inflando los costos.
“¿Cómo puede ser que sigamos perdiendo dinero por errores básicos?”, pensó, mientras preparaba su cuarto café de la noche.
Veamos de cerca qué sucedió ↓
El reloj marcaba las 10:17 p. m. (y ya con algunas tazas de café encima), ella solo tenía su mente enfocada en una sola cosa: las cifras en la pantalla contaban una historia distinta a los reportes optimistas que presentaban en las juntas directivas.
Los números no mentían, su empresa estaba perdiendo dinero por errores que nadie había querido ver.
El primer descubrimiento llegó al revisar las facturas del último proveedor de insumos. “¿Por qué pagamos tres veces la misma factura?”, murmuró incrédula.
El documento mostraba un valor por $2,400 dólares, aparecía registrado en tres meses distintos. Nadie en el departamento de compras lo había notado. El sistema manual de verificación (una simple hoja de Excel compartida), había fallado.
Al profundizar, encontró patrones más alarmantes. Las tarjetas corporativas eran un caos: $380 en “suministros de oficina” que en realidad correspondían a una cena en un restaurante elegante; $150 en “materiales” que el sistema mostraba como comprados en una tienda de deportes.
Sin políticas claras ni aprobaciones previas, los gastos personales se mezclaban con los operativos.
Pero el verdadero susto vino al revisar las conciliaciones bancarias. O más bien, la ausencia de ellas. Tres depósitos importantes de clientes, totalizando una suma alta, llevaban meses sin registrarse en el sistema.
Los clientes habían pagado, pero la empresa no lo sabía. Peor aún, el equipo de cobranzas les estaba enviando recordatorios de pago, dañando relaciones comerciales cuidadosamente construidas.
El último golpe vino con la comparación entre los libros contables y la declaración de impuestos que, por supuesto, reveló inconsistencias, con un error en el cálculo de retenciones aplicables a compras internacionales.
La notificación de la autoridad tributaria que encontró en el correo no leída, explicaba por qué el contador externo había estado tan nervioso en la última reunión.
En ese momento, frente a la pantalla iluminada en la oficina vacía, entendió la verdad cruda: su empresa estaba operando con los ojos vendados. Cada error, cada omisión, era dinero que se escurría entre los dedos.
No se trataba de falta de esfuerzo, sino de sistemas ya pasados de moda, que ya no servían para el volumen de operaciones actual.
La pregunta que quedó flotando en el aire era simple pero aterradora: ¿Cuánto más podrían permitirse perder antes de que estos errores los llevaran al borde del abismo?
Datos clave → La falta de registro y documentación adecuada es uno de los errores más frecuentes en las Pymes latinoamericanas, tal como señala Vicorp Consultora.
Cuando no se registran exhaustivamente todas las transacciones (ventas, compras, pagos y cobros), se generan vacíos en los informes financieros que dificultan el control y pueden derivar en sanciones fiscales.
Esta negligencia no solo impacta la claridad contable, sino que puede cerrar puertas a auditorías externas o a acceso a financiamiento.
Por otra parte, Thomson Reuters Argentina advierte que el cálculo erróneo de impuestos, producto de este tipo de descuidos, puede ser altamente costoso para las empresas.
En mercados con alta complejidad tributaria, un solo error puede desencadenar multas, sanciones y dañar la percepción pública de la empresa, afectando incluso la confianza de clientes y socios.
Veamos cómo puede solucionarlo ↓
La solución tecnológica
Al siguiente día, la gerente financiera se reunió con su equipo, y tuvo un momento de claridad. “Necesitamos una solución que no dependa de la memoria humana”.
En el mundo actual, las empresas enfrentan el desafío de modernizar sus procesos para ser más eficientes, competitivas y adaptarse a las regulaciones fiscales.
Afortunadamente, existen soluciones tecnológicas que pueden transformar la gestión financiera y contable.
Pero la tecnología ya existe. Lo que los llevó a conocer a la Facturación Electrónica.
Uno de los mayores avances para las empresas es la adopción de este sistema, que ofrece:
🗸 Ahorro de tiempo y costos (elimina papel, impresión y envío físico).
🗸 Mayor seguridad y validez legal (certificada por administraciones tributarias).
🗸 Integración con otros sistemas (contabilidad, facturación, desarrollos internos, ERP, entre otros).
Ya no se preocuparán por llevar el control de la gestión manual de facturas, recibos y declaraciones, pues era propensa a errores.
Con la automatización de este proceso, ahora pueden generar:
🗸 Conciliación bancaria automática.
🗸 Generación de reportes financieros en tiempo real.
🗸 Alertas fiscales para evitar multas.
El resguardo de documentos fiscales es obligatorio, y el almacenamiento en la nube les ofrece:
🗸 Acceso remoto desde cualquier lugar.
🗸 Protección contra pérdida de datos (copias de seguridad automáticas).
Pero ¿quién puede ofrecerles todo esto?
Nosotros ya estamos preparados con la tecnología para que se adapta mejor a tu empresa, como:
→ eDoc: La solución perfecta para empresas grandes o con procesos complejos. Una plataforma robusta en la nube que se integra con tus sistemas contables y administrativos (ERP), incluyendo SAP (ByDesign, Business One, S/4 Hana, ECC, etc.), Dynamics AX, Oracle y SAGE, entre otros.
Con eDoc, también podrás emitir todo tipo de comprobantes electrónicos (facturas, notas de crédito, guías de remisión y más) de forma rápida y segura.
→ eDoc Pyme: ideal para emprendedores y pequeñas empresas. Nuestra aplicación web es sencilla, intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo (celular, tablet, laptop) con solo tener conexión a Internet.
En GuruSoft, la protección de tus datos es nuestra máxima prioridad. Por eso, nuestras plataformas incluyen:
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Escrito por: Catalina Bonnet
