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La Facturación Electrónica ha transformado la gestión tributaria en América Latina y el mundo Ya no se trata únicamente de emitir un documento digital, sino de integrar tecnología, control fiscal y trazabilidad en cada operación comercial.
En Colombia, el sistema va un paso más allá. No solo existe la obligación de emitir y validar la factura electrónica ante la Administración Tributaria, es decir, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sino que cada factura puede recibir eventos electrónicos que registran actuaciones posteriores como aceptación, rechazo, recibo de bienes, pago o incluso su circulación como título valor.
Y aquí surge una pregunta clave para contadores y empresarios:
¿Los eventos registrados sobre tus facturas coinciden realmente con tu contabilidad y con la realidad financiera de tu empresa?
Muchas organizaciones emiten correctamente sus comprobantes electrónicos, pero no siempre verifican si esos documentos están alineados con:
- Los eventos electrónicos reportados.
- Los registros contables internos.
- Las declaraciones tributarias.
Esa falta de conciliación puede generar diferencias financieras, riesgos fiscales e inconsistencias en auditorías. Pero antes, veamos un concepto clave aquí ↓
¿Qué son los eventos electrónicos?
Los eventos electrónicos son mensajes asociados a una factura electrónica de venta después de su emisión, que registran actuaciones jurídicas o comerciales sobre ese documento.
En Colombia, estos eventos hacen parte del Sistema de Facturación Electrónica y del RADIAN (Registro de la Factura Electrónica como Título Valor) administrado por la DIAN.
Es decir, la factura electrónica no termina cuando se emite y es validada por la DIAN. Su ciclo continúa con los eventos que el adquirente o terceros registren sobre ella, los cuales quedan trazados electrónicamente dentro del sistema oficial.
Estos eventos cumplen funciones clave:
- Dar trazabilidad jurídica a la operación.
- Permitir que la factura tenga efectos como título valor.
- Servir como soporte para costos, deducciones e impuestos descontables.
- Respaldar procesos de negociación o factoring.
- Mantener coherencia entre la realidad comercial y el registro tributario.
Por ejemplo, cuando una factura es aceptada, rechazada o anulada, se genera un evento que queda asociado al comprobante original. Luego, estos eventos son reportados ante la Autoridad tributaria y forman parte del ciclo completo de la Facturación Electrónica.
¿Cuáles son los tipos de eventos?
De acuerdo con la documentación oficial de consulta de eventos RADIAN publicada por la entidad tributaria, los eventos permiten registrar actuaciones como:
- Acuse de recibo de la factura.
- Recibo de bienes o prestación del servicio.
- Aceptación expresa o tácita.
- Reclamo o rechazo.
- Endosos, avales, pagos y demás actos de circulación cuando la factura opera como título valor.
Cada uno de estos eventos debe reflejarse correctamente en la contabilidad. Por ejemplo, una factura rechazada no puede mantenerse como cuenta por cobrar activa. Si los eventos no coinciden con los registros contables, se generan diferencias que pueden afectar reportes financieros e impuestos.
¿Existen plataformas que integren Facturación Electrónica y contabilidad para eventos?
Sí, y hoy en día son prácticamente una necesidad. Las plataformas modernas permiten:
- Emitir Facturación Electrónica.
- Reportar las facturas ante la entidad tributaria.
- Generar reportes conciliados entre facturación y contabilidad.
- Detectar inconsistencias en tiempo real.
Para los profesionales contables, esto significa:
- Menos procesos manuales.
- Reducción de errores humanos.
- Mayor control fiscal (imprescindible).
- Información financiera más confiable.
- Preparación eficiente ante auditorías (muy importante).
Para los empresarios, implica tener claridad sobre su flujo de caja, cuentas por cobrar y obligaciones fiscales correctamente respaldadas.
La integración entre Facturación Electrónica y contabilidad ya no es una ventaja competitiva, sino un estándar de buena gestión empresarial.
¿Por qué es clave revisar la coincidencia entre comprobantes, eventos y contabilidad?
Porque la conciliación periódica entre tu facturación emitida, eventos electrónicos registrados y registros contables es una práctica que protege y fortalece la gestión empresarial.
La verificación oficial de esos eventos siempre se realiza en el sistema de la DIAN. Allí es donde se confirma si una factura fue aceptada, rechazada, endosada, pagada o limitada en su circulación.
Sin embargo, la responsabilidad de que esa información coincida con la contabilidad interna recae en la empresa y en su sistema de facturación. Po eso, cuando no existe coherencia entre:
- Facturación emitida.
- Eventos registrados ante la DIAN.
- Registros contables.
- Declaraciones tributarias.
Es donde se generan riesgos financieros y fiscales que pueden impactar directamente a tu negocio.
Si aún no has revisado si tus comprobantes coinciden exactamente con tu contabilidad y eventos electrónicos, este es el momento de hacerlo.
La Facturación Electrónica no es solo emitir documentos, es garantizar coherencia, trazabilidad y cumplimiento fiscal. Por eso, contar con una solución integrada te permite tener control total sobre tu información financiera y evitar riesgos innecesarios.
En GuruSoft desarrollamos herramientas de Facturación Electrónica orientadas al control y la claridad financiera: organizan la información, automatizan eventos electrónicos y permiten verificar en un solo lugar lo que fue emitido, aceptado, rechazado o pendiente.
Si quieres entender cómo revisar tus propios comprobantes electrónicos o validar si tu información coincide con la DIAN, puedes escribirnos y con gusto te orientamos.
También puedes solicitar una demostración guiada para visualizar la información en la práctica.
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Escrito por: Catalina Bonnet
