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“Pero si ya pagué el impuesto, ¿por qué me están sancionando?”
Esta es una de las preguntas más frecuentes que hacen empresarios cuando reciben un requerimiento de la autoridad tributaria. Y casi siempre la respuesta está en estos dos tipos de obligaciones: formal y sustancial.
Muchas empresas creen que cumplir con sus impuestos significa únicamente pagar. Pero en materia tributaria, no basta con pagar. También importa cómo se declara, cuándo se presenta, qué soportes existen y si todo se hizo conforme a los procedimientos legales.
Aquí es donde se define el verdadero riesgo tributario de tu empresa. El truco está en entender esa diferencia para reducir el riesgo tributario, evitar sanciones y garantizar una correcta operación fiscal.
¿Cuáles son los tipos de obligaciones tributarias?
Antes de hablar de riesgos y diferencias, es importante comprender que las obligaciones tributarias que tiene un contribuyente se dividen, principalmente, en dos tipos:
- Obligaciones tributarias sustanciales.
- Obligaciones tributarias formales.
Ambas forman parte del cumplimiento tributario integral. La obligación sustancial garantiza que el impuesto se pague, y la obligación formal asegura que ese pago pueda ser verificado y validado por la administración tributaria.
Pero, mejor, veámoslo en detalle ↓
¿Qué es una obligación tributaria sustancial?
La obligación tributaria sustancial se refiere a lo esencial del impuesto: el deber de pagar el tributo que establece la ley. Es decir, el cumplimiento de la obligación principal cuyo objetivo es aportar recursos al Estado.
Nace cuando se cumple el hecho generador establecido por la ley (por ejemplo, obtener ingresos que generan impuesto).
Mientras el pago no se realice y se consigne al fisco, no se considera cumplida la obligación sustancial. Por ejemplo, el pago del impuesto de renta por las utilidades anuales de una empresa o el pago del IVA generado en ventas o servicios ya sea por quien lo retiene o por el responsable de recaudarlo.
En estos casos, la empresa cumple sustancialmente cuando el impuesto se liquida y el dinero se entrega correctamente al Estado.
¿Qué son las obligaciones tributarias formales?
Las obligaciones tributarias formales no se refieren al pago en sí, sino a los procedimientos, diligencias y actos que permiten realizar ese pago correctamente.
Es decir, su finalidad es asegurar la correcta determinación, registro y control del cumplimiento de las obligaciones sustanciales.
Ejemplos:
- Inscribirse en el RUT (Registro Único Tributario).
- Presentar declaraciones tributarias dentro de los plazos establecidos.
- Expedir factura y conservar comprobantes.
- Inscribirse en regímenes específicos (como el IVA) cuando corresponde.
Nota → la falta de cumplimiento formal puede generar sanciones incluso si se pagó el impuesto sustancialmente, porque la autoridad fiscal exige que se demuestre cómo se cumplió.
Mientras que la obligación sustancial se centra en el pago del impuesto, la obligación formal asegura que ese pago sea verificable, correcto y conforme a los procedimientos legales. Ambas son fundamentales.
¿Cuáles son los errores comunes al manejar obligaciones tributarias sustanciales y formales y cómo evitarlos?
Existen errores, a veces involuntarios y otras tantas no, pero que deben no solo identificarse, sino abordarse de la manera más ágil, para que no se extiendan. Vamos a verlos.
→ Errores en obligaciones sustanciales:
- Declarar mal la base gravable y liquidar incorrectamente el impuesto.
- No aplicar deducciones o ajustes permitidos por la ley.
- No cumplir con el pago en los tiempos establecidos para evitar intereses.
¿Cómo evitarlos?
🗸 Capacítate en actualización tributaria.
🗸 Usa software actualizado que automatice cálculos.
🗸 Revisa tus cifras antes de cada pago.
→ Errores en obligaciones formales:
- Presentaciones fuera de plazo o en formatos incorrectos.
- No conservar soportes o errores en facturas.
- No atender requerimientos de la administración tributaria a tiempo.
¿Cómo evitarlos?
🗸 Mantén un calendario fiscal con recordatorios.
🗸 Utiliza un software de Facturación Electrónica.
🗸 Realiza auditorías internas periódicas.
La combinación de errores sustanciales y formales incrementa significativamente el riesgo tributario, porque puede llevar a cuestionamientos de la autoridad fiscal y sanciones que agraven los pagos finales.
¿Por qué es importante entender esta diferencia para tu empresa?
Porque te puede llevar a errores en auditorías y pagos adicionales innecesarios. Por ejemplo, si tu empresa puede pagar sus impuestos a tiempo (cumplimiento sustancial), pero si no presenta la declaración correctamente (incumplimiento formal) puede recibir multas.
De igual modo, la autoridad fiscal puede iniciar procesos de fiscalización si existe falta de documentación de respaldo a los tributos pagados. Así, el riesgo tributario no solo está asociado con el monto pagado, sino con cómo se documenta y reporta ese pago ante la ley.
Si llegaste hasta aquí, probablemente estés buscando herramientas que te ayuden a cumplir de manera más sencilla con tus obligaciones fiscales.
Por eso, en GuruSoft hemos desarrollado soluciones en Facturación Electrónica que no solo automatizan procesos, sino que fortalecen el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales, como la correcta emisión, registro y conservación de comprobantes.
Además, una gestión adecuada de la facturación impacta directamente en la determinación correcta de las obligaciones tributarias sustanciales, reduciendo errores en la liquidación de impuestos y disminuyendo el riesgo tributario.
Y la experiencia habla por nosotros. Hemos acompañado a miles de empresas en este proceso en varios países de Latinoamérica en estos 15 años, ayudándolas a transformar su facturación en una estructura más segura, organizada y alineada con la normativa vigente.
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Pero, espera. Antes de irte, te invitamos a leer Auditoría contable en empresas: cómo evitar riesgos fiscales con organización, control interno y Facturación Electrónica
Escrito por: Catalina Bonnet
