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A medida que pasan los años, muchas prácticas, estrategias y procesos se van optimizando en los negocios, en las empresas, en las universidades y en todos los ámbitos de la vida misma. Muchas veces esos avances están relacionados con la aparición de nuevas tecnologías, pero otras simplemente con la mejora de las prácticas.
Una de estas nuevas maneras de organizarse que ha ayudado a mejorar notablemente los procesos en las empresas es el workflow, cuya traducción al español sería flujo de trabajo y que les da mucho orden a los compromisos dentro de las compañías, procurando no dejar nada librado al azar.
Pero, ¿qué es puntualmente el workflow? Podríamos definirlo como una organización, una automatización, una jerarquización de las tareas y responsabilidades de la empresa, de manera que cada actividad, cada ítem, tenga una persona a cargo que deba velar por ella.
Los workflow son una práctica relacionada con el nacimiento del Business Process Management (BPM) o Gestión de Procesos de Negocio. Ambos conceptos nacieron para dar respuesta a esa necesidad de ordenar la desorganización que reinaba en muchas compañías, que crecían sin parar y sus procesos se tornaban confusos y poco eficientes al no tener responsables claros.
Esta herramienta puede ser implementada de manera totalmente manual, pero existen también muchas plataformas o softwares dedicados a facilitar la confección de los flujos de trabajo. Lo que les da aún más eficacia al momento de establecerlos y reglamentarlos en la empresa.
Confeccionar un workflow presenta muchas ventajas para las compañías, entre las que destacan las siguientes:
- Con sólo observar el flujo, instantáneamente se sabrá quién es responsable de qué, sin lugar a dudas y especulaciones.
- Al tener cada uno sus tareas claras y especificadas. No se perderá tiempo ni dinero por tareas que dejen de hacerse al no saber quién era responsable.
- Organización. Es el más evidente, un workflow bien realizado ofrece la posibilidad de trabajar de manera más organizada y sincronizada.
- Trabajo en grupo. Al saber qué corresponde a cada quién, los trabajos en grupos son más sencillos y armónicos.
- Optimización. Todos los procesos evidenciarán mejoras notables al ser más organizados.
Si trabajas en una empresa grande, es muy probable que ya conozcas el workflow de tu compañía y sabes cuál es tu papel dentro del mismo. Por otra parte, si eres un emprendedor y tienes pocos empleados, de todas maneras, es importante que implementes este flujo de trabajo, pronto verás los grandes beneficios que te presentará.
Escrito por Pablo Ortiz.
