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La Facturación Electrónica se está convirtiendo en una metodología cada vez más común. Su emisión, de hecho, ha servido para garantizar transparencia y precisión en las transacciones comerciales de las empresas, lo cual ha sido bien recibida por las mismas.

Este sistema proporciona ventajas para los contribuyentes, como la disminución de costos de cumplimiento, costos operativos e impulso de la automatización.

Un dato importante a destacar es que la implementación de la facturación digital permite a las empresas lograr ahorros sustanciales, que oscilan entre el 60% y el 80%, en términos de gastos administrativos, según el Centro Interamericano de Administración Tributaria.

Pero la gran pregunta es: ¿qué tan complicado es emitir facturas electrónicas?

Bueno, estas y otras dudas, para quienes saben de la tecnología tal vez sean básicas, pero lo cierto es que todos, sin excepción, deben conocer lo sencillo que es.

¿Estás listo para este nuevo viaje de aprendizaje?

Porque en este preciso momento partimos.

¡Comencemos entonces!

Aquí te mostraremos 5 tips para que las emitas correctamente, sea que ya hayas iniciado en este mundo digital o estés pensando en pasarte al mismo:

1.- Verifica siempre los datos del comprador

Podría parecer uno de los consejos más básicos. De hecho, es uno de los datos más importantes que debe tener una factura, pero suele pasar que, por algún pequeño error de tipeo, se vaya algún dato por equivocación.

¿Qué es recomendable realizar?

Es necesario que las facturas contengan todos los datos que requiera el comprador, ya que de esa manera podrá devengar correctamente sus impuestos. Los datos suelen ser:

• Nombre de la razón social.
• Dirección y número de teléfono.
• Número de identificación tributaria.
• Forma de pago (contado, cheque, etc.)

 

En cada país suele variar, pero siempre es adecuado solicitar al cliente toda la información necesaria, para no incurrir en innecesarios reprocesos.

2.- Monitorea las fechas estimadas de envíos de facturas

Al ser automatizado el proceso de Facturación Electrónica,este permite una agilidad y rapidez del envío de la factura, sin requerir algún seguimiento adicional. Pero a pesar de ello, es esencial tener un registro exacto de los correos electrónicos a donde se requiere enviar las facturas, para que las mismas sean enviadas en las fechas acordadas en las condiciones comerciales.

¿Tienes que remitir facturas todos los primeros días de cada mes?

Procura gestionarlas con tiempo, así no tendrás eventualidades.

2.- Revisa el vencimiento del certificado digital

La no validez de este certificado puede llevar a la falta de envío de facturas electrónicas, lo que podría ocasionar una detención en las ventas.

En el caso de firmas digitales, cuentan con una validez de 1, 2 o 5 años y se debe establecer un proceso de renovación al menos 2 meses antes de la fecha de vencimiento.

Procura tener una ayudamemoria que te recuerde cuándo renovarlas. Y si sabes que el proceso puede durar hasta una semana, gestiónalo con bastante anticipación.

3.- Utiliza un sistema de Facturación Electrónica de confianza

Siempre es recomendable contratar un proveedor que tenga la infraestructura tecnológica, confiabilidad, almacenamiento y comunicaciones necesarias para soportar la cantidad de documentos requeridos por el cliente.

La implementación del sistema de Facturación Electrónica debe manejar modelos de operación centralizados, así como el desarrollo, mantenimiento y evolución de los servicios internos y externos que se requieran.

En GuruSoft, por ejemplo, tenemos procesos definidos antes, durante y después de la implementación de la tecnología, para que el cliente pueda disfrutar de la misma sin complicaciones, con total estabilidad y escalabilidad de las transacciones.

Nuestra experiencia en 10 países de Latinoamérica ha permitido que nuestro software eDoc pueda perfeccionarse hasta ser un sistema plenamente robusto.

5.- Comunica a las áreas de la empresa sobre la nueva modalidad

No solo el área contable se beneficia de disponer de Facturación Electrónica, sino también la financiera, la de compras, logística, impuestos, en fin, independientemente del número de áreas, toda la organización puede aprovechar las ventajas de la misma.

Por eso es tan necesario que el departamento encargado comunique oportunamente, de manera interna, cuál será el nuevo proceso con el sistema que se adaptará, así cada uno sabrá cómo sus operaciones serán impactadas de manera positiva y cuál será el nuevo flujo de trabajo.

Más comunicación = mejor flujo de trabajo.

Los elementos de la factura son básicamente los mismos que los de la física, solo que, al ser digital, se agregan otros campos, dependiendo también de la legislación del país.

Te invitamos a identificar cuales elementos clave debe contener tu factura electrónica, ingresando aquí.

6.- Queremos apoyarte a dar el siguiente paso

En GuruSoft conocemos el funcionamiento de la Facturación Electrónica y cómo implementarla.

Somos proveedores tecnológicos con amplia trayectoria en el rubro, trabajando con las marcas más grandes de Latinoamérica.

Tenemos la certificación ISO 27001:2013, la cual asegura el correcto manejo de la información de nuestros clientes, con los más altos estándares internacionales.

Nos integramos también a cualquier ERP, sea SAP, Dynamics, Oracle, Odoo, JD Edwards, Sage 50, Quickbooks, Aloha, Odoo, desarrollos propios, sistemas de facturación, entre otros.

Agenda de manera gratuita una reunión con nosotros en info@guru-soft.com, para que podamos mostrarte cómo pasarte al mundo digital es una buena decisión.

Escrito por Catalina Hurtado.

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¿Eres emprendedor, pero te confunden los temas financieros y los de facturación? Si es tu caso, llegaste a lugar adecuado.

Lo primero que debes saber es que todos en algún momento han pasado por eso. La duda o incertidumbre es una de las compañías más habituales en ese camino, pero no la catalogues como una enemiga y más bien mírala como quien te dará el impulso para mejorar.

Así que: ¡bienvenida la duda!

Pero no te quedes solo allí. El segundo paso es dar respuesta a esas preguntas que te quitan el sueño, es decir, buscar aquella solución que te va a permitir estresarte menos y estar más tranquilo.

Ahora, esta parte tan importante del negocio, como lo es la facturación, ha evolucionado en gran manera, permitiendo a los emprendedores disponer de una herramienta no solo rápida, sino segura y efectiva.

La Facturación Electrónica es una modalidad está ayudando a muchos emprendedores que quieren avanzar con su negocio.

Pero observemos de cerca los beneficios que ofrece:

¡No más papeles!

Con este nuevo sistema ya no son necesarias las carpetas, archivadores y mobiliarios, donde debas guardar las facturas físicas. Ahora, mantén todos tus documentos bien resguardados, de forma digital.

Dale tranquilidad a tus clientes

Con esta solución estás reflejando tu compromiso y tu responsabilidad en términos de seguridad de la información, a tus clientes, quienes consideran que es uno de los factores más importantes para confiar.

Ahorra tiempo

Facturar electrónicamente va de automatizar tus procesos, ya que no tendrás que revisar cuál es la factura que sigue, sacar el facturero manual, buscar un palicero, listas de precios o productos. ¡No más!

Ahora solamente debes ingresar a un aplicativo web o a tu ERP (sistema de gestión empresarial), para emitir tu factura en apenas segundos.

Compromiso con el medioambiente

Con esta tecnología puedes salvar muchos árboles, porque ya no necesitarás papel y tampoco deberás invertir en tintas, porque todo va a estar en digital.

Según datos del Servicio de Rentas Internas (SRI) del Ecuador, desde el inicio de esta modalidad, allá por 2014 y hasta julio del 2023, se han salvado más de 2 millones de árboles. En El Salvador, el Ministerio de Hacienda reportó que se han ahorrado, hasta julio de 2023, casi 3 millones de litros de agua.

Facilita el seguimiento del inventario

Como ya tienes todo automatizado, no debes buscar en registros manuales las existencias de los productos. El módulo de facturación podrá estar conectado con el de inventarios (en un ERP). ¡Así de fácil!

Mayor trazabilidad de los datos

Todo está bien resguardado en la nube, así que cuando desees conocer el estado de un documento o simplemente descargarlo, podrás hacerlo dónde y cuándo lo requieras.

Mayor seguridad

Las facturas electrónicas se aprueban de manera automática por la entidad tributaria y regresan al aplicativo web o al ERP, para quedar resguardados. La “magia” es que el cliente podrá recibir su factura directamente en el correo electrónico.

Disminuye los errores

Al ser todo digitalizado, ya no tendrás temor de equivocarte al ingresar algún dato, ya que los mismos estarán validados y debidamente gestionados.

Puedes facturar donde te encuentres

¿Estás en El Salvador? ¿México? ¿Ecuador? Desde donde tú estés, puedes facturar, sin necesidad de acudir a un sitio específico de tus oficinas. ¡Así de práctico!

Por último, y siendo uno de los más importantes, es que está diseñado para ti, pues encuentras opciones que se acoplan a tu empresa, según el número de documentos emitidos en el mes, si deseas personalizar tu PDF y si requieres uno o más usuarios que administren la plataforma.

¿Necesitas ayuda?

Ya que conoces los distintos beneficios que la Facturación Electrónica tiene para ti, y despejaste esa duda, es momento de encontrar la mejor solución y al aliado que te guiará en este camino.

Somos GuruSoft, expertos en esta tecnología en 10 países de Latinoamérica. Sabemos cómo puedes sacarle el máximo provecho, para beneficio de tu negocio.

Si deseas conocer más sobre nuestras soluciones, escríbenos a info@guru-soft.com o visítanos en nuestro sitio web www.guru-soft.com.

Es momento de evolucionar, ¡es momento de Facturación Electrónica!

Escrito por: Natalia Gutiérrez V.

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Uno de los grandes desafíos que están atravesando las empresas en últimos años es la implementación de tecnologías que aporten a sus procesos y se conviertan en un facilitador de oportunidades, tanto para el equipo interno como para los mismos clientes.

Y es que, con la Inteligencia Artificial, la automatización, el despliegue de redes 5G y 6G, el mundo se dirige hacia una sociedad más digital e hiperconectada.

Por ello, las empresas se encuentran con gran variedad de soluciones e información en la mesa, evaluando a cuál migrar, para alcanzar mejores estándares de eficiencia.

En esta oportunidad te traemos 6 aspectos para escoger al mejor proveedor, en uno de los procesos más cruciales para una organización: la facturación.

Esta ha venido transformándose en Latinoamérica, llegando a lo que hoy se conoce como Facturación Electrónica, que es la emisión de comprobantes tributarios de forma digital (reemplazando a una emisión hecha a mano, en papel).

Dicha modalidad trae beneficios como: ahorro de tiempo, espacio, dinero e impacto positivo al cuidado del medioambiente.

En algunos países ya es obligatorio el uso de este sistema, como en Chile, México, Ecuador y Costa Rica, solo por citar algunos ejemplos, pero aún existen otros que están camino a esa dirección.

Es el caso de Bolivia (2021) y El Salvador (2023), que han venido incorporando paulatinamente diferentes grupos de contribuyentes para que puedan facturar electrónicamente.

Si eres una empresa y deseas adherirte a esta tecnología, te invitamos a revisar estos factores:

Seguridad

En esta modalidad, los datos de los clientes de tu empresa deben mantenerse protegidos, por ello verifica que el proveedor que buscas tenga certificaciones que garanticen el cuidado de la información, como, por ejemplo, que tenga certificación ISO 27001, la cual garantiza los más altos estándares en seguridad de la información.

Experiencia y cobertura

Revisa que el proveedor tenga una amplia trayectoria en esta tecnología, preferiblemente en varios países, ya que aquello significa que su solución es robusta.

También es recomendable que esté certificado por los organismos tributarios que así lo requieran. Esto te permite observar cuál es su responsabilidad, seriedad y compromiso, pues al tener experiencia te garantiza que pueden responder de forma más ágil, precisa y profesional.

Datacenter confiable

Identifica cuál es la plataforma que emplea el proveedor para guardar la información y verifica que la misma sea segura, reconocida, con alta disponibilidad y trazabilidad, tales como: Amazon, Microsoft, Google, entre otros fuertes.

Servicio ágil

¿Te imaginas que se presente un problema al facturar o simplemente tengas dudas del proceso, llames al proveedor y nunca conteste? ¡Qué esto no te pase!

Asegúrate que en su sitio web cuente con todos los datos de contacto, desde correo, teléfonos, dirección, incluso canales de comunicación corporativos, y sobre todo que tenga un equipo de trabajo orientado al servicio y la calidad óptimas.

Soluciones a tu medida

Existen grandes, medianas y pequeñas empresas e incluso aquellas que están empezando un negocio; cada una factura en cantidades diferentes e incluso requiere soporte con un enfoque que responda a sus necesidades, así que cerciórate que el proveedor de Facturación Electrónica tenga los planes que se ajusten a lo que buscas, que se vincule a tu ERP y que, en caso de viajar y no tener de pronto acceso a una computadora, puedas continuar facturando desde tu dispositivo de preferencia.

Una de las recomendaciones aquí es conocer a la perfección tu empresa, pues así podrás determinar si requieres un facturador gratuito, como el de los entes tributarios, o un proveedor externo más amplio.

Mayor trazabilidad

Ten plena seguridad de que el proveedor de esta tecnología te permitirá tener una mayor trazabilidad o seguimiento de los documentos tributarios que emitan, de esa forma tu proceso será mucho mejor controlado.

Más que un proveedor, recuerda que dicha empresa debe ser un aliado que aporte en este nuevo paso de automatización y en GuruSoft lo sabemos muy bien.

Somos una marca con más de 14 años de trayectoria, con un equipo experto que está atento a tus inquietudes y a brindarte las soluciones oportunas.

Tenemos la certificación ISO 27001:2013 (seguridad de la información), certificación SAP Business One Integration y contamos con alta transaccionalidad y disponibilidad con nuestras clouds privadas de Amazon Web Services y Microsoft Azure.

¡Hablemos y avancemos juntos hacia la Facturación Electrónica!

Escríbenos a info@guru-soft.com, para poder agendar una sesión totalmente gratuita contigo. Así conoceremos mejor tus necesidades y, asimismo, podrás conocer todo lo que podemos hacer por ti, para que tu negocio no pare de crecer.

Escrito por: Natalia Gutiérrez V.

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En esta #SemanaDeLaTierra, en la que hemos tratado por nuestros canales aspectos relacionados a la temática ambiental y a distintas formas de entender mejor el medio ambiente, no queremos dejar de lado una herramienta que verdaderamente es un alivio para el planeta: la Facturación Electrónica.

Como sabemos, la facturación tradicional tiene ciertas características que la hacen contaminante, y es la emisión electrónica de comprobantes quien representa un alivio para el planeta en ese sentido. Por ello, hoy te proponemos conocer algunos ítems en los que este sistema es favorable, tal como figuran en una nota anterior de este blog:

• Millones de árboles que no son talados para utilizar esa inmensa cantidad de papel que se emplea en la facturación tradicional.
• Erradicación de la basura tecnológica inutilizable que genera la emisión de facturas en papel.
• Se prescinde de millones de archivadores físicos que son usados en todo el mundo para almacenar información de este rubro.
• Plásticos y demás insumos que dejan de utilizarse para la manufactura de cartuchos de impresora.
• Miles de millones de litros de agua ya no se usarán para fabricar todos los ítems mencionados anteriormente.

Para graficar y darle algo de sustento a lo que estamos describiendo, podemos tomar las cifras del Sistema de Rentas Internas (SRI), el ente tributario ecuatoriano, quien afirma en su website que, hasta el 21 de abril del 2022, se han salvado en el país 1.659.578 árboles gracias al uso de la factura electrónica. Esto sin contar los miles de millones de litros de agua y químicos que se utilizan en la fabricación del papel y tomando únicamente el caso ecuatoriano. Extendido a los demás países, la cuestión comienza a ser algo casi esencial para cuidar el planeta.

Por si fuera poco, este sistema también ofrece otras ventajas para el negocio además de las que brinda a la Tierra. A estas ya te las hemos mencionado en otro artículo, pero nunca está de más repasarlas:

• Resguardo de la información: mientras que en la facturación tradicional la información corre un constante riesgo de pérdida o extravío, la Facturación Electrónica emplea los más altos estándares de Seguridad de la Información para brindar un respaldo altamente confiable.
• Proceso de emisión: el método tradicional lleva todas las demoras implicadas en el trabajo manual, mientras que el electrónico es un proceso automatizado con un tiempo ínfimo.
• Almacenamiento: la facturación tradicional acarrea la responsabilidad de contar con un espacio físico para guardar las carpetas, archivadores y demás maneras de recopilación necesarias; la facturación electrónica soluciona esto almacenando toda la información y facturas en la nube, accesibles desde la palma de la mano.
• Costos: tintas caras, impresoras especiales, mantenimientos caros y demás gastos derivados son una constante en la emisión tradicional de facturas, mientras que la electrónica es un software especializado con un costo muy bajo y que no requiere ningún tipo de insumo ni mantenimiento.
• Disponibilidad y acceso a las facturas emitidas: la facturación electrónica posee un backup en la nube, con acceso inmediato e ilimitado, desde cualquier momento y lugar, al archivo de facturas emitidas. La facturación tradicional requiere trasladarse al depósito de contabilidad, demandado tiempo y esfuerzo para la búsqueda de archivos.
• Papelería: la facturación tradicional implica gastos de reposición de papelería, daño ecológico y acumulación de archivos; la electrónica elimina todos estos ítems engorrosos.

Como podemos observar, la Facturación electrónica es crucial para mantener un modelo de negocios sólido y exitoso, pero también para mitigar el impacto de la actividad comercial en el medio ambiente. ¡Si hablamos del mejor sistema, GuruSoft es el mejor proveedor para cuidarlo!

Escrito por Pablo Ortiz.

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Las autoridades de la Dirección General de Ingresos (DGI), máximo ente tributario del país, decidieron otorgarle a GuruSoft la categoría de Proveedor de Autorización Calificado (PAC) de servicios de Facturación Electrónica en Panamá, un paso sumamente esperado.

Sin duda, este es un hito para nuestra empresa en el país, donde la Facturación Electrónica avanza a paso firme y cada vez son más los contribuyentes que se animan a tomar la decisión más inteligente y migran a este sistema. Para ellos, ahora contamos con otra certificación de nuestra impecable labor.

¿Qué es un PAC?

Un Proveedor de Autorización Calificado es una empresa especializada y autorizada por la DGI, que puede proveer el servicio de Factura Electrónica y, a su vez, realizar la certificación de los documentos emitidos por la empresa, según lo solicita el ente tributario.

Al respecto te hablamos en una de nuestras notas anteriores, en las que te explicamos este tema y te contamos cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir este tipo de proveedor:

• Que tenga experiencia en Facturación Electrónica en otros países.
• Que aplique metodologías sobre Seguridad de la Información, preferiblemente con Certificación ISO 27001.
• El servidor de datos o Data Center del Proveedor cuente con alta disponibilidad y transaccionalidad. Si es posible de proveedores líderes del mercado, como Amazon Web Services, Microsoft, entre otros.
• Debe tener experiencia en integraciones, sobre todo en el sistema de facturación del contribuyente.

Todo esto representa un gran reconocimiento a la excelencia de nuestro servicio, a la idoneidad de GuruSoft como compañía tecnológica y a la seguridad que, en todo momento, brindamos a nuestros clientes y a las autoridades mismas. La intachable trayectoria y experiencia que hemos acumulado en más de una década ofreciendo soluciones en 9 países de la Latinoamérica nos avalan.

Si deseas conocer más de nuestras soluciones, puedes contactarnos a ventas.pa@guru-soft.com y con gusto te atenderemos y contestaremos a todas tus inquietudes. No lo dudes, ¡somos tu mejor opción en tecnología!

Escrito por Redacción GuruSoft.

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Las entidades tributarias están optando en la actualidad por la implementación de herramientas tecnológicas que faciliten al contribuyente la realización de diversos trámites para cumplir con sus obligaciones. Estas herramientas son opciones para sobrellevar inconvenientes generados por la pandemia. Por eso, la facturación electrónica llegó para quedarse, optimizando operaciones y facilitando en gran manera al desarrollo de las actividades fiscales.

Las ventajas de este mecanismo son varias y esto lo saben diferentes países que han querido apostarle al cambio, como es el caso de Perú. A continuación, citaremos en el portal virtual de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) las características y condiciones para emitir facturas electrónicas en la plataforma Sunat Operaciones en Línea (SOL):

“Características:

• • Se emite a favor del adquiriente (comprador) que cuente con RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.
  • No se puede utilizar para sustentar el traslado de bienes.

Condiciones

• • Debes tener conexión a Internet para emitir la factura electrónica.
  • Tener el RUC con condición de domicilio fiscal “Habido”.
  • No tener el RUC en estado de “Suspensión Temporal de Actividades o Baja de Inscripción”.

Para este proceso son importantes dos requisitos: el código de usuario y la clave SOL activa, la cual puedes obtener de forma virtual o en alguna de sus dependencias físicas (validar con anterioridad horarios de atención al público). También es importante para ello, mantener la información debidamente actualizada.

Recuerda que en GuruSoft Perú somos expertos en facturación electrónica, por eso nos mantenemos a la vanguardia en temas tributarios. Si deseas conocer más sobre esta modalidad e implementarla para el cumplimiento de las obligaciones en tu empresa, no dudes en escribirnos info.pe@guru- soft.com. ¡Nos vemos en la siguiente nota!

Escrito por Natalia Gutiérrez v.

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